Datenschutzbestimmungen

Datenschutzerklärung und Informationserteilung für KandidatInnen von

1. Polansky Personalberatung (Art 13 DSGVO)
2. waff – Wiener Arbeitnehmer*innen Förderungsfonds (Art 13 DSGV) siehe Punkt 2 im Text 

1. Datenschutzerklärung und Infomrationserteilung für KandidatInnen von Polansky Personalberatung (Art 13 DSGVO)

Information
Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften. 
Nachfolgend möchten wir Sie informieren, welche personenbezogene Daten wir von Ihnen im Fall einer Registrierung an unserem Kandidatenportal erheben, wozu wir diese benötigen, wie wir sie verwenden und an wen Sie sich bei Fragen wenden können. Sämtliche personenbezogene Bezeichnungen sind geschlechtsneutral zu verstehen. Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden nur die männliche Form verwendet.

An wen richtet sich diese Datenschutzerklärung?
Die Erklärung richtet sich an Personen (nachfolgend auch Kandidaten genannt), die sich ein kostenloses Karriereprofil im Rahmen unseres Kandidatenportals bei Polansky Personalberatung entweder im Zuge einer Bewerbung oder initiativ erstellen möchten.

Wer wir sind?
Wir sind Polansky Personalberatung mit Standort 1080 Wien, Alser Straße 23 Tür 21. Wir sind spezialisiert auf die Vermittlung und Beratung von Fach- und Führungskräften.
Polansky Personalberatung
Alser Straße 23 Tür 21, 1080 Wien
T:   +43 (0)699 10102026
E: office@polansky-personal.com

Kontakt zum Datenschutzbeauftragten: office@polansky-personal.com
Als Kandidaten können Sie Ihre Datenschutz-Rechte (siehe weiter unten) zentral beim Datenschutzbeauftragten der geltend machen.

Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten?
Ihre Daten nutzen wir zur Karriereberatung und Vermittlung von Jobs. Sie können sich dafür ohne konkrete Job-Position für unseren Kandidatenpool registrieren. Polansky Personalberatung nimmt, sobald es passende Jobs zu Ihrem Kandidaten-Profil gibt, per E-Mail oder Telefon mit Ihnen Kontakt auf und bespricht weitere Schritte.
Als Kandidat können Sie sich auch ein Profil erstellen und damit direkt auf eine konkrete Job-Position bewerben. Dabei ist leider nicht immer die erste Bewerbung, auf die Sie sich aktiv beworben haben, erfolgreich. Auch in diesem Fall nimmt Polansky Personalberatung per E-Mail oder Telefon Kontakt mit Ihnen auf, sobald es weitere passende Job-Positionen zu Ihrem Profil gibt.

Auf Basis welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a und Art 9 Abs 2 lit a DSGVO), die Sie uns konkret und freiwillig erteilen können. Ohne Ihre Einwilligung dürfen und werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht verarbeiten außer die Verarbeitung erfolgt (darüber hinaus) zur Erfüllung rechtlicher Pflichten sowie aus berechtigtem Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) in Zusammenhang mit der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (z. B. Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz).
Sie sind zur Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet. Allerdings können wir ohne Ihre personenbezogenen Daten keine Bewerbungen entgegennehmen und Sie über passende Jobs nicht informieren.

Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?
Folgende Kategorien von Daten werden bei Registrierung im Kandidatenportal erhoben und in weiterer Folge verarbeitet:

• IP-Adresse, Registrierungsdaten (Login, Passwort)
• Personendaten (Vor- und Nachname, Geburtsdatum)
• Adressdaten
• Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf oder Zeugnisse)
• Beruflicher Werdegang (Angaben zu ihren bisherigen Beschäftigungen)
• Daten zu Ihrer Ausbildung (Angaben zu Studien- oder Schulabschlüssen)
• Berufliche Anforderungen (gewünschtes Beschäftigungsausmaß, Wunschgehalt, Kündigungsfrist)
• Fähigkeiten und Qualifikationen (Zusatzausbildungen, Zertifikate, Sprachen, Hobbys)
• Datum und Uhrzeit (der Registrierung bzw. Aktualisierung

Im Zuge des weiteren Recruiting-Prozesses werden Ihre Daten dann durch Polansky Personalberatung ergänzt:

• Gesprächstermine, Gesprächsnotizen und Anmerkungen zu Ihrem Profil (Angaben zum Wechselmotiv)
• Aufenthaltsbewilligung (betrifft nur Personen aus Drittstaaten)
• E-Mail-Kommunikation
• Job-Positionen, die wir Ihnen vorschlagen oder auf die Sie sich bewerben
• Verschlagwortung Ihres Profils zur besseren Auffindbarkeit

Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass Gesundheitsdaten, Informationen über die rassische oder ethnische Herkunft, politische, religiöse, gewerkschaftliche oder sexuelle Orientierung zu den besonders schützenswerten Daten gehören (besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art 9 DSGVO). Deshalb möchten wir Sie bitten solche Daten nicht an uns zu übermitteln. Weder in Form von Lebensläufen noch in Form anderer Dokumente und Unterlagen.

Erfolgt ein sogenanntes Profiling?
In unseren Recruiting-Prozessen gibt es keine Automatismen, die dazu führen, dass Kandidaten vollautomatisch aus dem Bewerbungsprozess ausscheiden oder einem unserer Auftraggeber automatisch vorgeschlagen werden. Die Entscheidung, welche Kandidaten für welche Positionen angesprochen werden oder an einen unserer Kunden weitergeleitet werden, trifft immer der zuständige Berater von Polansky Personalberatung. Es besteht somit keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gem. Art 22 DSGVO.
Berater von Polansky Personalberatung nutzen semantische Suchalgorithmen, um Kandidatenprofile mit Job-Positionen abzugleichen. Mithilfe dieser Methode ist es uns möglich, auch Kandidaten zu finden, die synonyme Begriffe (z. B. Consultant statt Berater) in Ihren Bewerbungsunterlagen verwenden.

Wer bekommt Ihre Daten?
Berater von Polansky Personalberatung. 

• Zur Zweckerfüllung haben die jeweils zuständigen Berater von Polansky Personalberatung Zugriff auf alle unter „Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?“ genannten Daten.

Auftraggeber von Polansky Personalberatung

• Im Rahmen des Recruiting-Prozesses werden Ihnen passende Job-Positionen vorgeschlagen. Nach einem Interview bei Polansky Personalberatung bzw. einer Rücksprache mit Ihnen leiten wir Ihre Daten für eine konkrete Job-Position an einzelne Kunden weiter. Unsere Kunden sind vertraglich zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet.

Technische Dienstleister

• Für die Erbringung unserer Dienstleistung setzen wir Dienstleister (sogenannte Auftragsverarbeiter) ein, die uns unterstützen. Beispiele für solche Dienstleister sind der Hersteller unserer Recruiting-Software oder Hosting-Provider, die uns Server für den Software-Betrieb zur Verfügung stellen. Diese Dienstleister haben ausschließlich zu Wartungszwecken fallweise Zugriff auf Ihre Daten. Sie sind vertraglich durch eine Auftragsverarbeitervereinbarung gem. Art 28 DSGVO zur Vertraulichkeit und zu Datensicherheitsmaßnahmen verpflichtet, wobei die Einhaltung der Datensicherheitsmaßnahmen regelmäßig von uns überprüft wird.

Weitere Empfänger

• Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Abwehr von Rechtsansprüchen kann es fallweise sein, dass wir Behörden oder Gerichten Zugriff auf Ihre Daten gewähren.

Welche Rechte haben Sie?
Aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (Artikel 15 bis 22) haben Sie das Recht auf Auskunft, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Berichtigung und Widerspruch. Nachfolgend möchten wir Ihnen einige dieser Rechte genauer erläutern:

Ihr Recht auf Auskunft und Berichtigung

• Sie erhalten selbstverständlich Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, die von uns gespeichert und verarbeitet werden. Sollten Ihre Daten nicht mehr zutreffend oder unvollständig sein, können Sie eine Berichtigung bzw. Ergänzung verlangen.

Ihr Recht auf Widerruf und auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

• Sie können jederzeit Ihre Einwilligung widerrufen und Ihr „Recht auf Vergessen“ ausüben. In diesem Fall sind wir verpflichtet, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu löschen und alle Empfänger, denen Ihre personenbezogenen Daten übermittelt wurden, von Ihrem Löschungsersuchen in Kenntnis zu setzen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die auf Grundlage der Einwilligung bis zum Einlangen des Widerrufs erfolgt, nicht berührt.

Ihr Recht auf Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie Maßnahmen im Zusammenhang mit automatisierter Entscheidungsfindung

• Sie können weiters uns gegenüber Einschränkung der Verarbeitung oder Bereitstellung Ihrer Daten im Rahmen des Rechts auf Datenübertragbarkeit ausüben sowie Widerspruch dagegen (insbesondere im Direktmarketing) erheben. Zudem können Sie verschiedene Maßnahmen im Rahmen automatisierter Datenverarbeitungen verlangen (wie z. B. das Eingreifen einer Person oder Darlegung des eigenen Standpunktes).

Darüber hinaus haben Sie das Recht, bei der Datenschutzbehörde eine Beschwerde zu erheben, wenn Sie sich in Ihren Rechten verletzt erachten. Die Kontaktdaten der österreichischen Datenschutzbehörde finden Sie hier: www.dsb.gv.at/kontakt.

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

• Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, bis Sie die erteilte Einwilligung widerrufen. Allerdings können gesetzliche Dokumentationspflichten (z. B. Bundesabgabenordnung in Zusammenhang mit vermittelten Job-Positionen) bzw. die Dokumentation zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (z. B. Gleichbehandlungsgesetz, wie auch immer geartete Ansprüche von Kunden), die Verarbeitung auch nach Einlangen Ihrer Widerrufserklärung erforderlich machen. In diesen Fällen werden wir Sie entsprechend informieren, dass und warum die Verarbeitung weiterhin erfolgt, und Sie von der Durchführung der Löschung in Kenntnis setzen.
• Wir behalten uns bei Kandidaten, denen wir über einen längeren Zeitraum keine passenden Job-Positionen vorschlagen konnten, vor, diese Profile zu löschen. Sollte es zu einem späteren Zeitpunkt eine für Sie interessante Job-Position geben, können Sie sich jederzeit erneut ein Profil erstellen.
• Bitte beachten Sie, dass unter bestimmten Umständen eine Löschung nicht unmittelbar, sondern erst zeitverzögert, aufgrund rechtlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, erfolgen kann. Bspw. gilt eine Frist von 6 Monaten zur Geltendmachung von Ansprüchen nach §§ 15 Absatz 1 und 29 Gleichbehandlungsgesetz wegen Diskriminierung bei Bewerbungsverfahren.

An wen können Sie sich wenden?
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

Polansky Personalberatung
Datenschutzbeauftragter
Alser Straße 23/21
1080 Wien
E-Mail: office @polansky-personal.com
Datenschutzinformation gemäß Art. 13 


2. Datenschutzerklärung und Informationserteilung für Kandidat*innen des waff – Wiener Arbeitnehmer*innen Förderungsfonds (Art 13 DSGV)

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

waff – Wiener Arbeitnehmer*innen Förderungsfonds, Lassallestraße 1, 1020 Wien;
Telefon: 01/ 217 48 – 0, www.waff.at; E-Mail: waff@waff.at oder datenschutz@waff.at

Datenschutzbeauftragter: Mag. David Klein, datenschutz@waff.at


Daten bzw. Datenkategorien, die verarbeitet werden

•    Angaben zur Person (Namen, Geschlecht, Geburtsdatum, Verwandtschaftsverhältnisse, Personenstand)
•    Kontaktdaten (Adresse, Telefon, E-Mail)
•    Dem Lebenslauf angefügtes Bewerber*innenfoto 
•    Daten zu Ausbildung und Berufsweg: Bildungsstand, Sprachkenntnisse, Erfahrungen und Kenntnisse 
•    Sonstige personenbezogene Daten die im Laufe des Bewerbungsprozesses von den Bewerber*innen übermittelt werden


Zweck der Datenerfassung

Bewerbungsprozess:
Bearbeitung der Bewerbungen und Bewerbungsunterlagen, die von den Bewerber*innen freiwillig übermittelt werden.
Initiativbewerbung:
Bearbeitung von Initiativbewerbungen und Bewerbungsunterlagen, die von dem/der Initiativbewerber*in freiwillig zum Zwecke der Sichtung und Evidenzhaltung übermittelt werden.


Forschung und Evaluierung:
Zur Erfolgsmessung und Qualitätssicherung können dafür notwendige personenbezogene Daten an beauftragte Unternehmen gegeben werden. In diesem Fall kann ein beauftragtes Unternehmen auch telefonisch, per Mail oder per Brief Kontakt aufnehmen und um Mitwirkung bzw. Meinung bitten. Die Teilnahme daran ist freiwillig.

Rechenschaftslegung gegenüber den gesetzlichen Kontrollorganen;
Dies sind: Stadtrechnungshof Wien und Rechnungshof Österreich. 

Information und Marketing:
Um Kund*innen und Interessierte über Kampagnen und Neuigkeiten zu informieren oder auf spezielle Angebote hinzuweisen (Veranstaltungen etc.) sowie um den waff als Fonds bekannt zu machen.

Profiling:
Das Profiling umfasst die Erhebung von Skills, Ausbildungs- und Berufsstatus, um Kund*innen die bestmögliche Vermittlungsleistung anbieten zu können.


Rechtliche Grundlage

Die Datenverarbeitung ist gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO zur Durchführung einer vorvertraglichen Maßnahme erforderlich (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Die Verarbeitung der Daten ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen, einen qualitativ hochwertigen Bewerbungsprozess durchzuführen, gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO notwendig. 

Quellen, aus denen die Daten stammen

Die personenbezogenen Daten werden direkt von der Person im Rekrutierungstool „starhunter.at“ eingegeben, bzw. die Daten von den Bewerber*innen übermittelt. 

Empfänger*innen

Empfänger*innen von Daten können sein:
•    Vom waff beauftragte Personalberater (Polansky-Personal)
•    Behörden, Gerichte im Verfahrensfall
•    Online-Bewerbung: Web-Analysedienste
•    IT-Dienstleister zu Betrieb, Wartung und Hosting der Applikationen
•    Gesetzliche Kontrollorgane
•    Beauftragte Unternehmen zur Forschung, Evaluierung und zum Marketing

Speicherdauer

Die Daten werden nur solange aufbewahrt, wie dies aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder für die Prüfung durch die gesetzlich festgeschriebenen Kontrollorgane oder zur Wahrung der berechtigten Interessen des waff notwendig ist. Nach Ablauf aller Aufbewahrungsfristen werden die elektronisch gespeicherten Daten komplett gelöscht bzw. dazugehörige Papierakten vernichtet.

Initiativbewerbungen
Initiativbewerbungen werden maximal 12 Monate in Evidenz gehalten, außer diese wird vorher zurückgezogen. Dies erfolgt per E-Mail an office @polansky-personal.com. Nach 6 Monaten erhalten Initiativbewerber*innen eine automatisierte Anfrage, ob die Initiativbewerbung noch aufrecht ist. Nach 12 Monaten wird die Initiativbewerbung automatisch gelöscht.

Betroffenenrechte

Sie haben ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung ihrer gespeicherten Daten oder ein Widerspruchsrecht gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO). Rechtlich verpflichtende Aufbewahrungsfristen werden dadurch nicht verkürzt.
Sie haben zudem ein Beschwerderecht. Dieses können Sie über die Aufsichtsbehörde ausüben:
Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien;
Telefon: +43 1 521 52-0; www.dsb.gv.at; E-Mail: dsb@dsb.gv.at